Paano Mag-archive ng Mga Email sa Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Habang ginagamit mo ang iyong Microsoft Outlook mailbox, mas lumalaki ang iyong mailbox. Kung iniisip mo ito, halos kapareho ito ng kung paano may posibilidad na mag-ipon ang mga papel sa iyong mesa. Ngunit ano ang maaari mong gawin kapag ang tumpok ay napakalaki kailangan itong harapin? Sa totoo lang, sa totoong buhay, maaari kang maglaan ng oras upang pag-uri-uriin ang bawat dokumento at iimbak ang mga papel na mahalaga habang itinatapon ang mga hindi gaanong mahalaga. Sa kabutihang palad, maaari mong muling likhain ang parehong proseso sa Outlook.

Nang walang pagbubukod, sinusuportahan ng bawat bersyon ng Outlook ang Pag-archive. Kahit na higit pa, mayroon kang maraming mga pagpipilian pagdating sa pag-archive ng iyong mga item sa Outlook. Ang pinaka-maginhawang paraan ay ang paggamit ng AutoArchive upang harapin ang mga mas lumang mensahe, tipanan, at gawain. Ang isa pang paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng manu-manong pag-archive upang ilipat ang mga mensahe sa isang tukoy na folder. Ngunit ang pinakamabilis na paraan ay ang paggamit ng Archive pindutan na matatagpuan sa File Menu

Tandaan na ang Outlook ay nagpapanatili ng isang default na folder para sa mga layunin sa pag-archive na hindi matanggal. Ang pag-archive ng iyong email ay makakatulong sa iyo na mapanatili ang isang malinis na tindahan, na ginagawang mas madali upang maghanap para sa mas matandang mga email habang pinapanatili ang iyong inbox na hindi nakaayos.

Sa ibaba mayroon kang isang serye ng mga gabay na maglakad sa iyo sa pag-archive ng mga item sa Outlook sa bawat posibleng paraan. Magsimula na tayo!

Paraan 1: Mano-manong pag-archive ng mga mensahe na may isang solong pagkilos

Ang pamamaraang ito ay ang pinakamabilis na paraan ng paglipat ng isa o higit pang mga mensahe sa folder ng Archive. Ang mga naka-archive na file na ito ay mananatiling naa-access sa pamamagitan ng box para sa paghahanap o sa pamamagitan ng manu-manong pag-navigate sa Archive folder. Ang mga naka-archive na item ay maaari ding matingnan sa mga mobile device sa pamamagitan ng pagbisita sa Archive folder. Narito ang isang mabilis na gabay sa manu-manong pag-archive ng mga item sa Outlook 2016:

Buksan ang Outlook at pumili ng isa o higit pang mga mensahe sa iyong Inbox o anumang iba pang folder.
I-click ang Archive icon sa loob ng Tanggalin grupo Makikita lamang ang icon ng archive sa loob ng laso sa Outlook 2016.
Tandaan: Maaari mo ring pindutin ang Backspace key upang makamit ang parehong resulta.
Dapat mong mahanap ang iyong mga mensahe sa loob ng mga archive folder.
Tandaan: Ang folder ng Archive ay awtomatikong nilikha kahit hindi mo pa ito ginamit dati. Kung hindi mo makita ang folder ng Archive, pumunta sa File> Opisina ng Opisina> Mga Pagpipilian sa Pag-update at mag-click sa I-update Ngayon .

Paraan 2: Paggamit ng Tampok na AutoArchive

Ang Outlook ay may isang awtomatikong tampok na may kakayahang i-archive ang mga item na tinatawag na AutoArchive. Ang programang ito ay maaaring mai-program upang mai-archive ang mga item sa regular na agwat. Ang lahat ng mga bersyon ng Outlook ay may suporta para sa pag-archive. Ang kaibahan ay, ang AutoArchive ay naka-off bilang default sa Outlook 2010 at mas bago.

Pagkatapos AutoArchive ay pinagana, ang mga gumagamit ay maaaring magtakda ng mga pag-aari para sa bawat folder na nais nilang mai-archive. Tandaan na kapag nag-archive ka ng isang email, ilipat ito sa isa pang PST file at hindi na magagamit sa pangunahing file ng PST. Narito ang isang mabilis na gabay sa pagpapagana at paggamit ng AutoArchive:

Paano Paganahin at I-configure ang AutoArchive

Para lumiko AutoArchive sa, mag-navigate sa File> Mga Pagpipilian . Kapag nasa loob ka na ng Outlook Mga setting , i-click ang Advanced tab upang maipasa ito, pagkatapos ay mag-click sa Mga Setting ng AutoArchive .
Tandaan: Sa Outlook 2007 at mas matanda pa, mahahanap mo ang AutoArchive setting sa Mga tool> Opsyon> Iba pa .
Kung ang lahat ay naka-grey, kailangan mong lagyan ng tsek ang kahon sa tabi Patakbuhin ang AutoArchive upang paganahin AutoArchive.
Panahon na upang i-configure kung paano kikilos ang AutoArchive. Magsimula sa pamamagitan ng pagpili kung gaano mo kadalas nais tumakbo ang Auto Archive. Ang default ay 14 na araw, ngunit kung nais mong panatilihing malinis ito, itakda ito sa isang lugar sa pagitan ng 2 at 6.
Kung nais mong maabisuhan bago magsimula ang AutoArchive, lagyan ng tsek ang kahon sa tabi Prompt bago tumakbo ang AutoArchive . Magandang ideya na ipamuhay ang pagpipiliang ito dahil ang auto-archive ay may potensyal na makagambala sa iyong trabaho.
Upang maiwasan ang pagpuno sa iyong archive ng mga hindi kinakailangang email, magandang ideya na umalis Tanggalin ang nag-expire na email . Kung hindi mo pinagana I-archive o Tanggalin ang mga lumang item, ang mga nag-expire na mensahe lamang ang ganap na tatanggalin.
Kung nais mong makita ang iyong archive folder sa loob ng Outlook, kailangan mong paganahin Ipakita ang folder ng archive sa listahan ng folder.
Itakda ngayon ang mga setting ng default na folder para sa pag-archive.
Susunod, paganahin ang toggle sa tabi Ilipat ang mga lumang item sa at mag-click Mag-browse upang maitakda ang landas sa kung saan mo nais na mai-archive ang iyong mga item. Hit Sige upang kumpirmahin ang iyong mga setting.

Matapos mong paganahin at i-configure ang AutoArchive, awtomatiko nitong gagawin ang trabaho nito sa takdang oras. Maaari mong kumpirmahing gumagana ito sa pamamagitan ng pag-check kung ang Mga archive ang populasyon ay pinupunan.

Ang pag-configure ng mga katangian ng AutoArchive para sa mga indibidwal na folder

Matapos mong matapos ang pag-configure ng tampok na AutoArchive, maaari kang magdagdag ng isang sobrang layer ng kontrol sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga tukoy na pag-aari para sa bawat isa sa iyong mga folder. Karaniwang kasanayan ito para sa mga folder tulad ng Mga Tinanggal na Item o Spam upang magamit ang iba't ibang mga pag-aari ng AutoArchive kaysa sa iyong pangunahing folder ng email.
Tandaan: Kung hindi ka magtatakda ng mga indibidwal na setting ng AutoArchive para sa isang folder, awtomatiko nitong gagamitin ang mga setting ng pandaigdigang AutoArchive na na-configure sa itaas.

Narito ang isang mabilis na gabay sa pagtatakda ng mga indibidwal na mga pag-aari ng AutoArchive sa isang folder:

Mag-right click sa folder na nais mong tratuhin nang mas mabuti at mag-click sa Ari-arian.
I-click ang AutoArchive tab upang isulong ito. Narito mayroon kang isang pagpipilian ng mga setting na nalalapat lamang sa folder na ito.
Maaari mong i-off ang AutoArchive para sa folder na ito sa pamamagitan ng pag-click sa Huwag i-archive ang mga item sa folder na ito .
Upang ma-override ang pandaigdigang mga setting ng AutoArchive, mag-click sa I-archive ang folder na ito gamit ang mga setting na ito at gawin ang iyong mga pagbabago sa ibaba. Mag-click Mag-apply upang kumpirmahin ang iyong mga setting.
Tandaan: Tandaan na ang mga setting na ito ay hindi mailalapat sa alinman sa mga subfolder ng partikular na folder na ito. Kakailanganin mong baguhin ang bawat isa.

Paraan 3: Mano-manong Pag-archive ng mga email gamit ang Mga Tool sa Paglilinis

Kung hindi ka isang malaking tagahanga ng automation, mayroong isang solusyon sa gitna na magbibigay-daan sa iyo upang mai-archive nang maramihan nang may higit pang kontrol. Sa pamamaraang ito, maaari mong i-archive ang isang buong folder kasama ang mga subfolder nito. Kung hindi mo nais na maghintay para sa AutoArchive na mag-kick in, magagawa mo ito sa iyong sarili at piliin kung saan mo nais i-save ang mga ito. Narito ang kailangan mong gawin:

I-click ang File tab, pagkatapos ay pumunta sa Impormasyon at palawakin ang drop-down na menu mula sa Mga Tool sa Paglilinis. Pumili Archive mula sa drop-down na menu.
Pumili I-archive ang folder na ito at lahat ng mga subfolder at mag-click sa folder na nais mong mai-archive.
Kung nais mong ma-archive ang iyong buong data ng Outlook, mag-click sa iyong email address sa tuktok ng listahan.
Gamitin ang drop-down na menu sa tabi Ang mga item sa archive ay mas matanda kaysa sa upang piliin ang pinakabagong petsa para sa mga item na mai-archive. Ang lahat ng mga item na mas matanda kaysa sa petsa na itinakda mo sa menu na ito ay mai-archive.
Maaari kang mag-archive ng mga item na dating naibukod mula sa pag-archive ng auto sa pamamagitan ng paglalagay ng tsek sa kahon sa tabi Isama ang mga item sa AutoArchive .
Gamitin ang Mag-browse pindutan upang maitakda ang landas sa kung saan mo nais ang iyong PST archive upang mai-save. Mag-click Sige upang simulan ang proseso.

Mapapansin mo sandali na ang ilang mga email ay maililipat mula sa iyong mga default na folder patungo sa naka-archive na pst file.
Tandaan: Dapat ma-access ang naka-archive na file sa Outlook bilang isang folder. Kung sa ilang kadahilanan ay hindi ito napupunta File at mag-click Buksan at I-export . Pagkatapos, mag-click sa Buksan ang file ng Data ng Outlook , mag-navigate sa lokasyon ng iyong archive at pindutin OK lang .